התיוק האוטומטי
התיוק האוטומטי הנו אחד מגורמי המפתח לעבודה בסביבה טכנולוגית גבוהה בעולם ה HR.
על כן יצרה נילוסופט את התיוק האוטומטי המאפשר לקבל מיילים עם קו"ח מצורפים ומשם להתחיל בהליך התיוק המוסבר כאן:
1. אנו מפרסמים את תיבת הדואר של ה HunterHRMS.
2. המייל מגיע אל תיבת הדואר שלנו(של ה HunterHRMS).
3. המייל עובר הליך סריקה ופירוק של קו"ח אל הקטגוריות השונות כמו ניסיון, השכלה והערות.
כרטיס מועמד נפתח במערכת ואליו מוזנים הפרטים האישיים של המועמד וכמו כן החלקים השונים שהוזכרו בסעיף 2.
בעזרת בניה חכמה זו אנו יכולים להפעיל ציידים לחיפוש מועמדים שיאפשרו לנו לחתוך נקודתית (או על כל קו"ח) בהתאם לרצוננו והקלדת הטקסט החופשי במקום הרצוי.
חשוב שנבין כמה דברים אודות התיוק האוטומטי:
א. המצב האופטימלי והיעיל ביותר על מנת לאפשר תיוק אוטומטי באופן שוטף הנו ע"י פרסום תיבת המייל שניתנה על ידי נילוסופט בכל מקום ממנו אנו רוצים לקבל קו"ח אל המערכת (HRMS).
ב. אפשור AUTO FARWARD הנו דבר חשוב במידה ואנו רוצים לקבל קו"ח אל שני מוקדי הגעה. בחלק מן המקרים ישנם ארגונים אשר רוצים לקבל את המייל גם לOUTLOOK או ה GMAIL האישי שלהם וגם אל תיבת הדואר של המערכת (HRMS).
על מנת לאפשר זאת – על הארגון לפנות אל ספק האינטרנט או הדוא"ל שלהם ולבקש "הפצה" של המייל (עם הגעתו) משרת הדואר הראשי (שיכול לשבת אצל ספק האינטרנט \ דוא"ל) אל שני מקומות:
· אחד הוא תיבת הדואר של ה HRMS.
· תיבת האאוטלוק \ שרת הEXCHANGE של הארגון.
ג. במידה ואנו רוצים אנו יכולים גם להפנות ידנית מיל אחר מיל מתיבת הדואר האישית שלנו אל תיבת המערכת (HRMS) – שיטה זו קצת פחות עדיפה ומקשה על עבודה שוטפת משתי סיבות:
· האחת הנה בשל העובדה שאנו מאבדים את מקור ההגעה (כתובת הFROM שהופכת להיות הכתובת שלנו)
· במקרים שישנם הרבה מיילים העניין עלול להיות לא נוח בשל הצורה הידנית של ההפניה.
ד. קורות חיים אשר יגיעו מחברות השמה או מגופים אחרים עלולים להגיע עם "עיוות" בפרטים האישיים של המועמד כמו למשל: קורות חיים שהגיעו מחברת השמה שדואגת לקצץ את הפרטים האישיים של המועמד ובמקום זה להזין את הפרטים האישיים של חברת ההשמה עצמה – עלולים להכנס כפרטים האישיים של המועמד באופן שגוי.
על מנת להתגבר על העניין הרימה נילוסופט את מודול הספקים - על ידי בניית הספק נוכל להגדיר ,על סמך הכרותנו עם חברת ההשמה, כי כל קורות החיים שמגיעים מחברה זו הנם "ארעיים" ודורשים את התערבותנו והשלמת הפרטים האישים של המועמד
ובכך גם לא נפסיד את יכולת החיתוך לפי הציידים בגוף קו"ח של המועמד.
ה. אין לשלוח מייל אחד עם מס' קו"ח בתוכו – הסיבה לכך הנה בשל העובדה שאנו רוצים לבצע שיוך בין מקור ההגעה (הספק) לקובץ קו"ח עצמו ואם נשלח את כל הקבוצה ממיל אחד – הוא יהיה מקור ההגעה - הספק.
